Archivando documentos

COMO  ARCHIVAR UNA DOCUMENTACIÓN

FOLDERAMAS O ARCHIVADORES

Son varias las formas que encontramos para archivar una documentación, pero en Colombia, nuestro país, las dos más comerciales son las carpetas colgantes y las carpetas TIPO A-Z, Los libros A.Z como más se les conoce, son ideales para guardar documentación, informes, facturas, memorandos, comunicados,  estudios, apuntes o simplemente recibos contables.

 Además, los podemos encontrar en bibliotecas, despachos, oficinas, universidades y empresas. Hay una gran variedad de muebles utilizados para este tipo de carpetas A-Z , Estas carpetas tiene un anillo central, tipo folder, caben más hojas en comparación a las carpetas archivadoras con funda pero ocupan mucho más espacio, los muebles más utilizados para estas carpetas son los  FOLDERAMAS  y las estanterias abiertas o tradicionales de ángulo ranurado.

La principal información para saber que Folderamas o estantería se va a a utilizar la capacidad, ya que es vital saber la cantidad de documentos que se desea guardar. Además, saber con qué espacio físico se cuenta. Lo mejor de un FOLDERAMA es que manejan dos medidas estándar, el frente 1.05 metros y el fondo, 46 centímetros, la medida que cambia es la altura, y esta va desde 1,60, hasta 2,10 metros, dependiendo de la cantidad de carpetas TIPO A-Z a almacenar. Este mueble maneja una puerta tipo oruga o acordeón, la cual no necesita espacio, a comparación de una puerta tipo ala, que necesita 65 centímetros libres para abrirse, como mínimo,

Además, consta de una cerradura central y unos separadores, los cuales se incrustan dentro de los entrepaños, dando firmeza y posibilidad de organizar mejor la información, También es muy importante las dimensiones de donde se vayan a guardar los archivadores, ya que según dónde se deseen ubicar, puede que no se tenga suficiente espacio

Las carpetas colgantes, son la otra forma de archivar documentos, para estas se utiliza un archivador que consta de un mueble. con varios compartimientos, con unos rieles de extensión, que permite manipular su contenido, es perfecto para usar en una oficina o biblioteca, sitios con grandes cantidades de documentos.

 El cajón de archivos acomoda carpetas colgantes, en las cuales se guardan los documentos y se encuentran sin ningún tipo de problema. En las carpetas, también llamadas legajador, se puede escribir el nombre del archivo guardado o también se puede pegar una etiqueta con el nombre de éste.

El sistema de carpetas colgantes al compartir el mismo cajón de archivo permite organizar mayor número de documentos y ocupar un menor espacio que el sistema de archivadores. Lo más recomendable es ordenar los documentos por orden alfabético, de la A a la Z. De esta manera es más fácil encontrar los documentos en el archivador. Además, a la hora de añadir más documentos es más fácil ubicarlos en el lugar correcto. Tener un sistema alfabético permite localizar fácilmente cualquier archivo y es una forma directa de mantenerse organizado dentro de un espacio de oficina compartido. También se pueden ordenar los documentos por categoría, por meses, etc.

Al administrar una oficina, los archivadores de carpetas colgantes ya sean verticales, de 2, 3 y 4 gavetas, con capacidad de una fila de carpetas por cajón, o los archivadores horizontales, con capacidad de dos filas de carpetas legajadoras por espacio, son una solución perfecta, permiten clasificar toda la información de la empresa como menús para almuerzos en la oficina, manuales y protocolos, registros de horarios de los trabajadores y mucho más. Es una excelente manera de mantener juntos un montón de papeles de una misma categoría.

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